Bedrijfsgedragscode richtlijnen en gedragsregels

Bedrijfsgedragscode

Richtlijnen en gedragsregels

Februari 2021

Inleiding

Ware Professionals hebben een grote verantwoordelijkheid in hun dagelijkse occupatie. Deskundigheid, diversiteit en duurzaamheid zijn daarbij de drie kernwaardes op basis waar ABC Professionals haar beleid en haar gedragsregels formuleert en die organisatiebreed doorgevoerd worden. Het doel van deze gedragscode is het richting geven aan ethische kwesties ten aanzien van hoe wij zakendoen en hoe wij omgaan met klanten, leveranciers, concurrenten en derden. Er zijn richtlijnen en gedragsregels opgesteld die de basis vormen voor hoe we ons beleid vormen, hoe onze Sustainable Development Goals tot stand komen en vanuit welk gedachtegoed we onze organisatie sturen. 

Bedrijfsgedragscode ABC Professionals

Deze code ziet toe op de communicatie en uitingen van ABC Professionals en tracht een gids en richtlijn te zijn bij het zakendoen en in de omgang met stakeholders. 

1.    Werken volgens wet- en regelgeving

Hier, bij ABC Professionals, werken wij volgens de wet- en regelgeving die op ons en onze werkzaamheden van toepassing is en zien wij toe op strikte naleving van deze regels. Alle werknemers, managers en directeuren in de onderneming hebben de plicht wet- en regelgeving strikt na te leven. Iedereen, werkzaam in deze onderneming, heeft de verplichting een mogelijke overtreding zo snel mogelijk te melden aan de eerste leidinggevende in de lijn. Als een situatie onduidelijk is, is men direct verplicht contact te zoeken met de directie.

Naast het in acht nemen van de wet- en regelgeving hechten wij grote waarde aan de bescherming van de data en de privacy van al onze klanten, leveranciers en werknemers. Wij beschermen deze bronnen te allen tijde tegen onrechtmatige toegang. 

2.    Sociale en duurzame verantwoordelijkheid

In deze onderneming wordt te allen tijde gewerkt met de inachtname van mensenrechten en andere fundamentele menselijke standaards. Voorbeelden van wetten en verdragen die wij hoog in het vaandel hebben, zijn het recht op gelijke behandeling en de arbeidsomstandighedenwet, waaronder ook rechten en plichten vallen aangaande discriminatie, veiligheid en gezondheid. Alle werknemers zijn verantwoordelijk en moeten zorgdragen volgens deze richtlijnen. Hun strekking, invloed en sfeer moeten worden geïnterpreteerd en gehanteerd in elke dagelijkse bezigheid. 

ABC Professionals zet zich ook in voor duurzaam en milieuverantwoordelijk ondernemen met als doel de impact op de natuur zo veel mogelijk te minimaliseren. Zo is het beleid gericht op het zo veel mogelijk digitaliseren van de processen en werkzaamheden en ook de archivering geschiedt zoveel mogelijk digitaal, om het papierverbruik te minimaliseren. Daarnaast heeft ABC Professionals een ‘werkgroep duurzaamheid’ die zich bezighoudt met het beleid aangaande Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDG’s). Daarnaast is Diversity & Inclusion onderdeel van ons duurzaamheidsbeleid. Bovendien dragen we ons steentje bij aan de verbetering van gezondheid, onderwijs en onderzoek door het sponsoren van projecten als de bouw van toiletten in Afrika en een lokale voetbalclub die zich inzet voor mensen met een beperking. 

3.    Eerlijke concurrentie

Wij zetten ons in voor eerlijke concurrentie en houden ons strikt aan de wetgeving hieromtrent. Denk aan wet- en regelgeving ten aanzien van kartelvorming, prijsafspraken, afspraken ten aanzien van verdeling van klanten of de verdeling van bepaalde regio’s.

Elke activiteit die de concurrentie eventueel limiteert, is verboden. Bijeenkomsten met derden ten aanzien van het uitwisselen van vertrouwelijke informatie over prijzen, toekomstige prijzen of samenwerkingen en klant- of leveranciersrelaties zijn verboden. Onder dit verbod valt ook informatie ten aanzien van het proces van bedrijfsovername, overname en desinvesteren.

Mochten er bijeenkomsten met derden zijn of andere activiteiten die raakvlak hebben met de hierboven beschreven activiteiten dan is het belangrijk om de juiste personen erbij te betrekken. Om misvatting van wet- en regelgeving te voorkomen en daarmee het risico van het overtreden van de wet te voorkomen moet de Compliance Officer al vroeg bij het proces betrokken worden. 

4.    Preventie van corruptie en witwassen

Het is ten strengste verboden om voor individuele voordelen betalingen van zakenpartners aan te nemen of hen betalingen aan te bieden. Het accepteren of geven van cadeaus of speciaal entertainment vereist de toestemming van de directe manager van een werknemer of een in dit verband aangewezen Contract Manager. Het beschikbaar maken van gelden of cadeaus voor zakelijk gebruik zonder het hanteren van de juiste procedure is verboden. 

5.    Accuraatheid en compleetheid van administratie en archivering

Alle zakelijke transacties in de onderneming moeten op de juiste manier worden geboekt in de administratie. Bewijsmateriaal van deze transacties moet in de administratie of archivering aanwezig zijn. Alle documenten van de administratie en archivering moeten voldoen aan (lokale) wetgeving en belastingvoorschriften. Iedere werknemer van de onderneming moet aan de juiste manier van administreren meewerken en volgens de juiste procedures handelen. Voor vragen of hulp bij het administreren van zaken kan een werknemer zich wenden tot zijn directe manager of de administratie van ABC Professionals.

6.    Werken met leveranciers

ABC Professionals gaat er vanuit dat al onze leveranciers kennis hebben en werken volgens dezelfde ethische, gezondheids-, veiligheids- en milieunormen, die wij hanteren. Deze normen zijn beschreven in deze Bedrijfsgedragscode, welke ook van toepassing is voor onze leveranciers. Als een leverancier niet voldoet aan deze normen zal hij ons op de hoogte stellen. Leveren volgens deze normen is een zeer belangrijk vereiste voor ABC Professionals. Het kwaliteitspanel zal regelmatig controleren en toezien dat leveranciers zich aan deze normen houden.

Het is werknemers niet toegestaan om activiteiten uit te voeren buiten het werk die verbonden zijn met hun werkzaamheden bij ABC Professionals, onze leveranciers, klanten en concurrenten. Uitzonderingen hierop kunnen alleen worden gemaakt door middel van schriftelijke toestemming van de Projectmanager en de Contractmanager. 
Het is een werknemer verboden om direct of indirect aandelen te hebben in een bedrijf dat direct of indirect concurrent is van ABC Professionals als het totaal van deze aandelen meer dan vijf procent van het vermogen of stemgerechtigde aandelen in de onderneming uitmaakt. Uitzonderingen hierop kunnen vooraf en schriftelijk worden gemaakt door de directeur.

7.    Respect en gelijkheid

Bij ABC Professionals wordt er gewerkt met respect voor het individu, het voorkomen van discriminatie en intimidatie en gestreefd naar gelijke kansen voor iedereen. Er wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke diversiteit aan werknemers op het gebied van etnische en culturele achtergrond en genderdiversiteit. 

ABC Professionals respecteert de persoonlijke waardigheid, de mening en de privacy van alle werknemers. Wij verzekeren de juiste gezondheids- en veiligheidsomstandigheden om te werken. Werknemers die groepen willen vormen om hun standpunt te beschermen en versterken zullen hierbij niet gehinderd worden.

Werknemers worden eerlijk en respectvol behandeld door hun directeuren, managers en collega’s. Discriminatie gebaseerd op ras, kleur, nationaliteit, afkomst, geslacht, geloof, seksuele geaardheid of andere persoonlijke elementen is verboden. Intimidatie en elke vorm van fysiek contact is verboden.

8.    Vermijden van belangenverstrengeling

Geen enkele werknemer mag eigendommen van de onderneming voor privégebruik hanteren zonder schriftelijke toestemming van zijn manager. Eigendommen van de onderneming, inclusief (kopieën van) vertrouwelijke informatie en data, mogen alleen voor zakelijke doeleinden van hun originele plaats worden verwijderd. 
Zakelijke beslissingen mogen niet worden beïnvloed door persoonlijke belangen of relaties. Elke mogelijkheid tot belangenverstrengeling moet direct bij de directie worden aangegeven. 

Werknemers zijn ook verplicht te melden als zij een transactie willen sluiten voor ABC Professionals met een onderneming waarvan zijn partner of naaste familie een aandeel bezit van meer dan vijf procent van het vermogen of stemrecht. De werknemer moet hiervoor contact opnemen met de directie.

9.    Bescherming van bedrijfsactiva

Het is de verantwoordelijkheid van elke werknemer om de activa van de onderneming te beschermen tegen verlies, schade en diefstal. Hierbij inbegrepen zijn immateriële bezittingen, zoals documenten, opnames en andere kennis van ABC Professionals die van waarde kunnen zijn voor zakenpartners of concurrentie. Bovendien zullen de werknemers de bedrijfsactiva niet gebruiken voor privédoeleinden. 

Vertrouwelijke documenten en data die worden gebruikt in de panden van ABC Professionals, in bedrijfsauto’s of in thuiswerkplekken mogen niet in ongeautoriseerde handen vallen. In het algemeen betekent dit dat ze achter slot en grendel bewaard worden. 

Alle werknemers van ABC Professionals zullen de gewenste veiligheidsmaatregelen nemen om de maximale bescherming van de bedrijfsactiva te garanderen. 

10.    Representatie van de onderneming en publieke uitingen

Alle werknemers worden in de ogen van het publiek als vertegenwoordigers van ABC Professionals gezien. Er is altijd een risico of mogelijkheid dat informatie ten aanzien van ondernemingsstrategie, -fusies en overnames of herstructureringsprojecten (mondeling) zijn weg naar de pers of elektronische media vindt. Dergelijke informatie (mondeling of schriftelijk) mag alleen in vooraf overleg met de directie worden vrijgegeven. 

De laatste versie van deze gedragscode en verdere ondersteunende informatie is te vinden op de website van ABC Professionals. 

Deze gedragscode is tot stand gekomen door een besluit van het bestuur:

Anton en Gerline van der Bij

Bedrijfsgedragscode - PDF-versie